Elektroniczny obieg dokumentów
Organizacje zazwyczaj mają wiele wewnętrznych procesów związanych z zadaniami, takimi jak przetwarzanie zamówień, faktur, koszty podróży, stany magazynowe itp. Elektroniczny obieg dokumentów pomaga uporządkować te procesy w przejrzystą i dynamiczną całość, zmniejszając potrzebę zarządzania nimi w tradycyjny sposób oparty na papierze.
Wszystkie kluczowe informacje, dokumenty i dane transakcyjne o krytycznym znaczeniu są gromadzone i przechowywane automatycznie. Łatwo uregulować i kontrolować kwestię dostępu do informacji i statusu poszczególnych zadań.
Wdrażając elektroniczne obiegi dokumentów, tworzymy całą infrastrukturę technologiczną. Obejmuje ona zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie służące do kierowania, regulowania i automatyzacji przepływu treści kluczowych dla naszych klientów.
Etap 1. Analiza procesów, w wyniku której identyfikowane są:
- cele procesu i wyniki procesu,
- wejścia i wyjścia procesu,
- zagrożenia związane z opóźnieniem realizacji procesu,
- realizowane czynności i jeśli jest to wymagane także kroki tych czynności,
- decyzje podejmowane w procesie, warunki i kryteria dla każdej decyzji,
- tworzone dokumenty,
- wykorzystywane dokumenty,
- wykonawcy poszczególnych czynności,
- uczestnicy informowani o podjęciu lub zakończeniu poszczególnych czynności,
- planowane czasy reakcji i wykonania dla poszczególnych czynności,
- wyjątki uruchamiające eskalację lub alertowanie w procesie,
- wymagania dotyczące integracji z istniejącymi systemami, oprogramowaniem, sprzętem,
- możliwości i sposoby wprowadzania zastępstw dla wykonawców.
Etap 2. Parametryzacja i budowanie rozwiązania:
- podział procesu na zadania i modelowanie zadań w systemie
- mapowanie ról w procesie, przydział zadań wykonawcom
- integracja z systemem zarządzania uprawnieniami
- wykonanie integracji z innymi systemami i oprogramowaniem
- szkolenie z obsługi procesu