Twoja przeglądarka nie obsługuje JavaScript.
Nie uzyskasz więc dostępu do niektórych jej funkcjonalności.
Aby w pełni cieszyć się używaniem strony Intratel
włącz obsługę JavaScript w swojej przeglądarce.
 
 
 

Obieg dokumentów/Workflow

Systemy zarządzania procesami przedsiębiorstwa (z ang. Business Process Management - BPM, Workflow) umożliwiają definiowanie i zarządzanie wymianą informacji wewnątrz przedsiębiorstwa, wykorzystując semantykę procesów biznesowych. W realizacji procesów uczestniczą m.in. pracownicy, klienci, partnerzy biznesowi oraz wykorzystywane są systemy informatyczne i bazy danych. Systemy te dostarczają menedżerom możliwość monitorowania realizacji procesów biznesowych, aby w efekcie lepiej je rozumieć i korygować w celu osiągnięcia lepszych efektów, zgodnie z zasadą "przedsiębiorstwo jest na tyle efektywne, na ile efektywne są jego procesy".

Nadzorowany w systemie informatycznym proces obiegu staje się przejrzysty dla uczestników i osób nadzorujących. Dla poszczególnych czynności procesu określane są warunki realizacji, w tym zakładany czas reakcji i czas wykonania, co sprzyja szybszemu podejmowaniu działań przez wykonawców.

Zastosowanie systemu zarządzania zadaniami oraz nadzoru nad dokumentami w organizacji przebiega sprawniej, jeśli stosowany jest jeden system autoryzacji użytkowników i nadawania uprawnień. Nie jest to wymóg konieczny, ale praktyczne zalecenie związane z administracją uprawnieniami do informacji i dokumentów. Stąd często wdrożenie takiego rozwiązania jest poprzedzane przez wdrożenie zarządzania usługami katalogowymi.

Systemy zarządzania zadaniami często uzupełniane są przez funkcje pracy grupowej lub systemy zarządzania dokumentami, co pozwala do poszczególnych czynności procesów załączać kolejne wersje dokumentacji, składowanej na serwerze i udostępnianej upoważnionym użytkownikom systemu.

Korzyści z zastosowania systemów nadzorujących realizację zadań:

  • poprawa efektywności działania organizacji i wzrost zadowolenia klientów bądź pracowników
  • poprawa dokładności planowania i prognozowania finansowego
  • poprawa określenia odpowiedzialności za informacje w procesie
  • poprawa sprawności reagowania pracowników
  • poprawa bezpieczeństwa informacji, poprawa bezpieczeństwa tworzonych i modyfikowanych dokumentów, dzięki składowaniu informacji i dokumentów poza indywidualnymi komputerami (backup danych oraz zarządzanie uprawnieniami)


Proces wdrożenia obejmuje poniższe zadania:

1. Analiza procesów, w wyniku której identyfikowane są:

  • cele procesu i wyniki procesu,
  • wejścia i wyjścia procesu,
  • zagrożenia związane z opóźnieniem realizacji procesu,
  • realizowane czynności i jeśli jest to wymagane także kroki tych czynności,
  • decyzje podejmowane w procesie, warunki i kryteria dla każdej decyzji,
  • tworzone dokumenty,
  • wykorzystywane dokumenty,
  • wykonawcy poszczególnych czynności,
  • uczestnicy informowani o podjęciu lub zakończeniu poszczególnych czynności,
  • planowane czasy reakcji i wykonania dla poszczególnych czynności,
  • wyjątki uruchamiające eskalację lub alertowanie w procesie,
  • wymagania dotyczące integracji z istniejącymi systemami, oprogramowaniem, sprzętem,
  • możliwości i sposoby wprowadzania zastępstw dla wykonawców.


2. Parametryzacja i budowanie rozwiązania:

  • podział procesu na zadania i modelowanie zadań w systemie
  • mapowanie ról w procesie, przydział zadań wykonawcom
  • integracja z systemem zarządzania uprawnieniami
  • wykonanie integracji z innymi systemami i oprogramowaniem
  • szkolenie z obsługi procesu

  

System eDokumenty

Naszym klientom szczególnie polecamy system informatyczny eDokumenty firmy Betasoft. Jest to nowoczesne rozwiązanie łączące w sobie funkcje systemu obiegu dokumentów, workflow oraz CRM. Więcej na: System eDokumenty