Jak tworzyć strategię informatyczną

Plan strategiczny firmy

Strategia informatyczna jest dokumentem opartym na strategii businesowej firmy. W planie strategicznym są zdefiniowane cele rynkowe firmy. Zawiera on również opis otoczenia rynkowego, czyli oczekiwania klientów, działania konkurencji i wpływy ze sfery politycznej lub społecznej.

Przy budowie strategii informatycznej najważniejsze są dalsze jej części, opis drogi osiągnięcia celów rynkowych oraz niezbędnych do tego projektów i działań. Z tych rozdziałów wynika, jakie procesy gospodarcze są krytyczne przy realizacji celów strategicznych firmy i w jakim kierunku mają one być usprawnione.


Strategia informatyczna
Opis procesów

Strategia informatyczna dokładniej niż plan strategiczny opisuje obecny i przyszły kształt tych krytycznych procesów. Opis ten powinien zawierać informacje o czasie trwania lub o innych miernikach jakości tych procesów. Innym jego elementem są problemy występujące w poszczególnych procesach. Poniższe przykłady pokazują to w bardzo skróconej formie.

Dla firmy zajmującej się produkcją dóbr produkowanych na zlecenie klienta według dostarczonej przez niego specyfikacji, krytycznym punktem będzie czas przygotowywania ofert i czas realizacji produkcji.
Firma potrzebuje więc jednolite narzędzie, które pozwala sprzedawcom na szybkie tworzenie kompletnej oferty zawierającej specyfikację techniczną, kalkulację ceny, wiążący termin dostawy oraz pozostałe informacje handlowe. Obecnie sytuacja może wyglądać w ten sposób, że sprzedawca najpierw tworzy teczką dot. sprawy i prosi konstruktora o konfigurację produktu. W celu otrzymania kalkulacji wysyła konfigurację konstruktora do technologa. Konfigurację i kalkulację scali w końcu ze swoimi danymi handlowymi i stworzy ofertę dla klienta. W ten sposób proces trwa długo i sprzedawca nie jest w stanie samodzielnie odpowiadać na pytania klienta.

Dla firmy zatrudniającej setki handlowców odwiedzających klientów krytycznym czynnikiem jest skuteczność ich działania. Firma musi więc zapewnić handlowcom bieżący dostęp do aktualnych informacji o produktach i klientach. Potrzebne są jej również narzędzia do skutecznej kontroli pracy tych handlowców.
Obecnie dostęp do aktualnych informacji może polegać na tym, że handlowiec przed wyjazdem w trasę w centrali otrzyma druki zawierające niektóre informacje dot. jego klientów (np. stan ich kont, ostatnie zakupy). Obserwacje handlowca u klienta oraz jego poczynania w ogóle nie są w żaden sposób ewidencjonowane.

Cele zastosowania technologii informatycznych i definicja niezbędnych działań/projektów

Celem zastosowania technologii informatycznych jest więc wspieranie wcześniej zidentyfikowanych i opisanych krytycznych procesów gospodarczych w ten sposób, że firma osiągnie przewagę nad konkurencją. Nie jest jednak pierwszorzędnym celem obniżenie kosztów tych procesów.

W pierwszym z powyższych przykładów celem może być, że np. 90% ofert musi być przygotowanych w jednym dniu przez samego sprzedawcę. To spowoduje, że pracownik działu sprzedaży musi dysponować pełnym zbiorem informacji do ich przygotowania bez pomocy konstruktora lub technologa. Dodatkowo można umożliwiać klientowi złożenie zapytania ofertowego poprzez internet, umożliwiając mu w dialogu z systemem natychmiastowe generowanie oferty.

W drugim przykładzie celem informatyzacji może być umożliwienie handlowcom na miejscu rejestracji ważnych informacji w formie elektronicznej oraz zapewnienie im takiego dostępu do informacji, który pozwala im rozwiązać na miejscu 95% problemów wynikających u klienta. Niezbędne jest wdrożenie aplikacji typu CRM, wyposażenie handlowców w sprzęt komputerowy i zapewnienie im łączność z firmą.

Zakres projektów informatycznych może być o wiele szerszy niż wynika to z opisu projektów wymaganych do realizacji celów zastosowań rozwiązań informatycznych. Może się np. okazać, że dotychczasowe rozwiązania informatyczne byłe wybierane na podstawie innych kryteriów (np. przydatności do ewidencji dokumentów księgowych) i nie pozwalają na rozszerzenie ich funkcjonalności.


Tworzenie budżetu oraz planu inwestycyjnego

Dalszym krokiem opracowywania strategii informatycznej jest budżetowanie kosztów bieżących działań służb informatycznych oraz tworzenie planu inwestycyjnego dotyczącego zidentyfikowanych powyżej projektów. Określa on niezbędne inwestycje w infrastrukturę techniczną, systemy informatyczne oraz kadrę informatyczną (szkolenia, zatrudnienie dodatkowych specjalistów itd.) zarówno ze strony merytorycznej jak i kosztowej.

Na podstawie porównania kosztów procesu przed wdrożeniem z oczekiwanymi kosztami po wdrożeniu obliczone zostaną efekty kosztowe wdrożenia planowanego rozwiązania informatycznego. Obliczenie opłacalności jednak wymaga dodatkowo oceny utraconych korzyści w przypadku nie wdrożenia wcześniej zdefiniowanych rozwiązań.


Harmonogram realizacji

Ostatnim krokiem opracowania strategii informatycznej jest ustalenie priorytetów dla poszczególnych działań/projektów oraz stworzenie harmonogramu. Przy ustaleniu terminów dla poszczególnych projektów mniej ważnym kryterium jest czas, w którym własne służby informatyczne są w stanie je zrealizować. Ważniejszy jest tu termin, do którego muszą one być skończone dla realizacji planu strategicznego firmy.


Czy realizować strategią informatyczną własnymi siłami czy korzystać z usług zewnętrznych czyli z outsourcingu?


Definicja outsourcingu i jego formy

Outsourcing oznacza zlecenie prac dotychczasowo wykonywanych w firmie wykonawcom zewnętrznym. Outsourcing można klasyfikować według celu w outsourcing strategiczny oraz taktyczny.

Outsourcing strategiczny jest elementem planu strategicznego firmy, ma długofalowe charakter i usługodawca jest raczej partnerem niż dostawcą. Przykładem może być całkowity outsourcing usług informatycznych. Motywy strategicznego outsourcingu to:
- Koncentracja sił na głównych obszarach działalności firmy
- Osiągnięcie wyższej jakości usług
- Większa elastyczność usługodawcy w porównaniu do własnych służb informatycznych
- Dostęp do technologii i wiedzy

Outsourcing taktyczny wynika z aktualnych potrzeb firmy, ma charakter czasowy i usługodawca jest raczej w roli dostawcy niż partnera. Przykładem tej formy outsourcingu może być zaangażowanie zewnętrznego kierownika projektu informatycznego. Motywy outsourcingu taktycznego to:

- Obniżenie kosztów (przy rzadko wykorzystywanych usługach specjalistycznych kształcenie własnej kadry jest droższe)
- Skrócenie czasu realizacji (doświadczeni specjaliści zewnętrzni wdrażają nowy system w krótszym czasie)
- Potrzeby tymczasowe (na czas wdrożenia potrzebny jest kierownik projektu)

Korzyści outsourcingu:

Efektywniejsze zarządzanie firmą

W firmie pozostają funkcje określenia zadań i wymagań oraz zarządzania umową i relacjami z partnerem, znikają natomiast funkcje realizacji zadań oraz procesy decyzyjne z tym związane

Wyższa jakość usług

Znikają problemy wynikające z uczenia się na własnych błędach, z zastosowań “tańszych rozwiązań” oraz niemożnością wyegzekwowania standardów sprzętu, oprogramowania oraz procedur. Usługi firmy zewnętrznej świadczone są na podstawie sprawdzonych jednakowych procedur i rozwiązań. Efekt skali powoduje, że poziom technologii oraz bezpieczeństwa jest wyższy

Większa elastyczność

Kończą się problemy wynikające z ograniczonej liczby specjalistów oraz z braku zastępców. Możliwości dostosowania się do zachodzących zmian nie są już ograniczone kwalifikacjami własnych pracowników.

Dostęp do technologii i wiedzy

Przy zdobywaniu wiedzy i doświadczenia własne służby informatyczne często są ograniczone brakiem środków lub budżetu. Zapoznawanie się z nowymi technologiami nie występuje z powodu braku determinacji osób zarządzających. Partner outsourcingowy jest zmuszony do rozwoju swoich produktów i usług (np. e-commerce). Większa kadra pozwala na większą różnorodność oraz specjalizację kwalifikacji swoich pracowników.

Determinanty opłacalności outsourcingu

Efekt skali

Efekt skali najważniejszy jest dla średnich i mniejszych firm. U nich nie ma możliwości utrzymywania dużego zespołu informatyków. Często występują też problemy z znalezieniem oraz utrzymaniem wyspecjalizowanej kadry. Środki pieniężne mogą być nie wystarczające do realizacji zadań na wymaganym poziomie.
Efekt skali ma też istotne znaczenie w przypadku, gdy firma ma wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa. Specjalnie zabezpieczone pomieszczenie komputerowe, sprzęt zastępczy, wysokiej klasy ochrona danych i aplikacji są kosztowne.

Technologia i wiedza

Te determinanty mają szczególne znaczenie, jeżeli technologie informatyczne stanowią dla firmy czynnik strategiczny w walce o klienta. Wtedy zastosowane aplikacje i sprzęt muszą być wyspecjalizowane i technologicznie bardzo zaawansowane. Bezpieczeństwo i niezawodność mają kluczowe znaczenie i wymagają specjalistycznej, ale nie unikalnej dla danej firmy wiedzy.

Szybkość i elastyczność

Szybkość i elastyczność to ważne determinanty dla firm rozwijających się bardzo dynamicznie. Dzisiaj używane przez nie technologie informatyczne jutro nie spełniają już wymagań (skala zastosowań, funkcjonalność). Szybka wymiana sprzętu oraz aplikacji powoduje wysokie koszty. Czas i środki na rozbudowę oraz przekwalifikowanie własnej kadry są niewystarczające.

Podsumowanie

Korzystanie z usług zewnętrznych w wielu przypadkach prowadzi do:

• Efektywniejszego zarządzania firmą
• Krótszego czasu realizacji projektów
• Wyższej jakości usług informatycznych
• Większej elastyczności w trakcie dostosowywania się do zachodzących zmian
• Lepszego dostępu do technologii i wiedzy
• Obniżeniu kosztów